Cele mai bune practici de securitate pentru conturile de email personale și de afaceri

Cu toții ne folosim de email pentru a comunica, a trimite sau a primi informații importante. Cu toate acestea, din păcate, emailurile pot fi vulnerabile la atacuri cibernetice. În timp ce mulți furnizori de servicii de email depun eforturi considerabile pentru a-și proteja utilizatorii, acest lucru nu este suficient pentru a preveni accesul neautorizat la conturile noastre de email. Prin urmare, este important să cunoaștem cele mai bune practici de securitate pentru a ne proteja conturile personale sau de afaceri împotriva atacurilor cibernetice.În acest articol, îți spunem tot ce trebuie să știi despre securizarea adresei personale de email, dar și a adreselor de email ale firmei tale!

Parole sigure: primul pas către securitatea contului de email

Parola ta este prima linie de apărare împotriva hackerilor și a altor atacatori cibernetici care încearcă să aibă acces la contul tău de email. Prin urmare, este important să folosești o parolă puternică pentru a preveni accesul neautorizat la informațiile tale confidențiale.

Iată câteva sfaturi pentru a crea o parolă sigură:

• O parolă puternică este suficient de lungă pentru a face dificilă testarea automată a mai multor combinații de către roboții folosiți de hackeri. De aceea, parola ta ar trebui să aibă minimum 12 caractere.
• În plus față de litere și cifre, adăugarea de caractere speciale și simboluri crește nivelul de securitate al parolei tale. Include caractere precum @, #, $, %, ^, &, *, (, ) și !.
• Evită parolele ușor de ghicit precum data ta de naștere, numele tău de utilizator sau parola „123456”. Acestea sunt greșeli foarte comune și sunt primele parole pe care un hacker le va încerca.
• Nu folosi aceeași parolă pentru mai multe conturi. Dacă un hacker reușește să ghicească parola ta pentru un cont, ar putea încerca aceeași parolă pentru alte conturi pe care le ai. Prin urmare, asigură-te că folosești parole diferite pentru fiecare cont.
• În mod regulat, schimbă-ți parola la contul tău de email. Acest lucru poate preveni accesul neautorizat la contul tău de email în cazul în care parola ta a fost compromisă, iar tu nu știi despre acest lucru.

În plus, folosirea unui manager de parole poate fi utilă în crearea de parole puternice și unice pentru fiecare cont. Există astfel de aplicații gratuite. Vei constata că sunt foarte utile atunci când ai multe conturi de email personale sau de business de gestionat.

O altă opțiune de securizare a emailului este autentificarea cu doi factori. Aceasta adaugă o altă măsură de securitate pentru contul tău de email prin solicitarea unei parole și a unui cod unic trimis către telefonul tău mobil sau prin intermediul unei aplicații de autentificare. Vorbim în continuare detaliat despre această soluție!

Autentificarea cu doi factori: un pas în plus pentru protejarea contului de email

Autentificarea cu doi factori (numită și 2FA – 2 factor authentication) este o măsură suplimentară de securitate care poate fi utilizată pentru a-ți proteja contul de email împotriva accesului neautorizat. Acest proces adaugă un al doilea nivel de autentificare în afara parolei obișnuite, cum ar fi un cod trimis prin SMS sau o aplicație de autentificare.

Iată câteva sfaturi pentru a utiliza autentificarea cu doi factori pentru contul tău de email:

• Verifică dacă furnizorul de email suportă 2FA. Majoritatea furnizorilor mari de email oferă suport pentru 2FA (Google, Yahoo!, dar și alții).
• După ce ai verificat dacă furnizorul tău de email suportă 2FA, trebuie să configurezi opțiunea în contul tău de email. Pentru majoritatea furnizorilor, aceasta implică activarea opțiunii 2FA de la setările contului – securitate și introducerea unui număr de telefon mobil pentru a primi coduri de securitate.
• Majoritatea furnizorilor oferă mai multe opțiuni de autentificare cu doi factori. Dacă un cod trimis prin SMS nu te avantajează, poți încerca o aplicație de autentificare sau o cheie de securitate fizică. Este important să alegi opțiunea care ți se potrivește cel mai bine și, cel mai important, la care ai acces tot timpul.
• Unii furnizori de email oferă coduri de securitate de rezervă pe care le poți utiliza în cazul în care nu poți primi codurile prin SMS sau în aplicație. Este important să salvezi aceste coduri într-un loc sigur, precum un manager de parole.
• Asigură-te că informațiile de contact de pe contul tău de email sunt actualizate. În cazul în care ai nevoie să-ți resetezi autentificarea cu doi factori, furnizorul tău de email va folosi aceste informații pentru a te ajuta să accesezi contul tău (un număr de telefon la care ai acces, o adresă alternativă de email etc.).
• Cei mai mulți furnizori de email trimit notificări atunci când se face autentificarea în contul tău de email. Asigură-te că acorzi atenție acestor notificări și verifici dacă ai recunoscut accesul.

Așadar, utilizarea autentificării cu doi factori este o metodă excelentă pentru a-ți proteja contul de email împotriva accesului neautorizat. Utilizând această opțiune, poți adăuga un nivel suplimentar de securitate la contul tău sau al companiei tale.

Tentativele de phishing: cum să eviți trimiterea accidentală de informații confidențiale?

Phishing-ul este o tehnică des utilizată de atacatorii cibernetici pentru a încerca să obțină informații confidențiale precum parole, datele de pe cardul bancar sau alte date personale. Aceștia folosesc de obicei email-uri sau site-uri web false pentru a induce utilizatorii în eroare, astfel încât să dezvăluie informații personale. Este celebru cazul recent al site-ului Poștei Române clonat de hackeri. Utilizatorii primeau un email de la “Poștă” prin care li se cerea o sumă de bani derizorie pentru a li se livra un colet. De fapt, hackerii intrau în posesia datelor cardului bancar al celor care picau în cursă.

Iată câteva sfaturi pentru a evita trimiterea de informații confidențiale prin intermediul phishing-ului:

• Înainte de a răspunde la un email sau de a da click pe un link în email, asigură-te că verifici adresa de email a expeditorului. Adresele de email false sau incorecte sunt un semn de alarmă. De exemplu, dacă adresa de email este cu domeniul @postaromana.ro, probabil este un email autentic. Dacă însă adresa este a4903b4g@….com, este puțin probabil ca acest email să fie altceva decât o tentativă de phishing.
• În cazul în care email-ul conține un link, verifică adresa URL înainte de a da click pe ea. Cum anume? Mergi deasupra ei cu mouse-ul fără să dai click și uită-te în colțul din stânga jos al monitorului să vezi ce adresă este legată acolo. Atenție însă! Atacatorii cibernetici pot utiliza adrese URL false sau foarte asemănătoare pentru a crea confuzie. Inclusiv linkul de Unsubscribe poate conține malware. Așadar, cel mai bine șterge definitiv acel email, fără să apeși ceva.
• Niciodată nu trimite informații personale sau confidențiale prin intermediul email-urilor, mai ales către surse necunoscute. Aici includem: datele de logare (email, parolă), datele cardului tău bancar, data nașterii, adresa, CNP-ul, alte date personale.
• Folosește autentificarea cu doi factori, așa cum am detaliat mai sus.
• Înainte de a scrie datele personale de logare sau datele cardului pe un site web, verifică dacă acesta este autentic. Site-urile web false pot fi create pentru a imita site-uri web legitime, dar pot fi ușor de identificat prin verificarea adresei URL și a informațiilor de contact.
• Un antivirus bun poate ajuta la protejarea calculatorului tău împotriva phishing-ului și a altor amenințări cibernetice. Îți recomandăm să ai un antivirus activ pe computer în orice moment.

Nu este greu să te ferești de phishing cu puțină atenție suplimentară. Cel mai important lucru este să te întrebi mereu: acest email arată așa cum ar trebui să arate? Adresa de pe care s-a trimis este corectă sau pare puțin ciudată? Textul din email este corect sau pare tras de păr? Aștept acest email sau a venit ”din senin” cu o ofertă sau o cerere de ofertă? Ce nu pare în regulă, trimite direct în coșul de gunoi, fără să apeși pe nimic.

Gestionarea emailurilor de tip spam și junk: cum să le eviți și să le blochezi?

Emailurile de tip spam și junk (oferte nesolicitate, anunțuri că ai câștigat ceva ca să dai click pe un link, audituri gratuite sau alte servicii ”cadou” pentru firma ta etc.) pot fi iritante și pot pune în pericol securitatea contului de email. Acestea pot conține link-uri sau atașamente malware sau pot încerca să te determine să dezvălui informații personale ori de business sau să plătești pentru produse sau servicii inutile. Prin urmare, este important să știi cum să le eviți și să le blochezi.

Iată câteva sfaturi pentru a gestiona emailurile de tip spam și junk:

• Dacă primești un email spam pe contul personal sau business, nu răspunde la acesta și nu da click pe link-uri. Acest lucru poate confirma atacatorilor că adresa ta de email este validă și poate atrage mai mult spam în viitor.
• Majoritatea furnizorilor de email permit blocarea adreselor de email care trimit spam. Asigură-te că blochezi aceste adrese care te deranjează. Le poți chiar raporta furnizorului tău de email.
• Majoritatea furnizorilor de email au filtre de spam care pot ajuta la blocarea emailurilor nedorite. Asigură-te că aceste filtre sunt activate.
• Emailurile spam și junk pot încerca să te determine să dezvălui informații personale. Nu furniza niciodată informații personale prin intermediul emailurilor.
• De asemenea, aceste emailuri își propun adesea să te convingă să descarci malware în computerul tău prin intermediul linkurilor sau atașamentelor. Fii atent la aceste semnale de alarmă și evită să dai click pe linkuri sau să descarci atașamente suspecte.

Regula de aur este: nu cunoști expeditorul? Nu aștepți acea ofertă? Marchează ca spam și șterge acel email.

Alegerea furnizorului de servicii de email: cum alegi un furnizor sigur și de încredere?

Alegerea furnizorului de servicii de email poate avea un impact semnificativ asupra securității contului tău de email. Prin urmare, este important să alegi un furnizor sigur și de încredere.

Iată câteva sfaturi pentru alegerea furnizorului de servicii de email:

• Asigură-te că furnizorul de servicii de email pe care îl alegi are o politică de securitate clară și bine definită. Aceasta ar trebui să includă măsuri de securitate precum criptarea datelor și autentificarea cu doi factori.
• Verifică recenziile și rating-urile furnizorului de servicii de email pentru a afla mai multe despre experiența altor utilizatori.
• Furnizorul de servicii de email ar trebui să ofere caracteristici de securitate suplimentare, cum ar fi protecția împotriva spamului, filtrarea antivirus și firewall-uri.
• Verifică dacă furnizorul de servicii de email este compatibil cu toate dispozitivele tale (computerul, smartphone-ul, tableta etc.).
• Furnizorii de servicii de email pot fi gratuit sau plătiți. Asigură-te că înțelegi opțiunile de plată și nivelul de securitate oferit de fiecare furnizor.
• Asigură-te că furnizorul de servicii de email oferă backup-uri pentru datele tale. Acest lucru te poate ajuta să îți recuperezi informațiile în cazul în care se întâmplă ceva cu contul tău de email.
• Asigură-te că furnizorul de servicii de email oferă suport tehnic în cazul în care întâmpini probleme sau întrebări referitoare la securitatea contului tău de email.

Aceste sfaturi sunt valabile atât pentru adresele de email ale persoanelor fizice, cât și ale firmelor. Despre securitatea emailurilor companiilor, vorbim însă detaliat în continuare.

Securitatea emailurilor business: măsuri de protecție pentru companii 

Securitatea emailurilor business este esențială pentru protejarea informațiilor sensibile ale companiei și pentru prevenirea pierderii de date. În mod normal, companiile utilizează servicii de email găzduite pentru a gestiona comunicările interne și externe.

Firmele care se respectă nu comunică de pe adrese de Gmail sau Yahoo!, ci de pe adrese de email cu domeniul propriu. De exemplu, dacă firma ta se numește XYZ Advertising, este indicat să trimiți mailuri clienților de pe o adresă de tipul contact@xyzadvertising.ro, nu de pe o adresă de tipul bogdan9849x@gmail.com.

Iată câteva măsuri de protecție pe care companiile le pot lua pentru a proteja securitatea emailurilor business:

• Utilizează criptarea pentru a proteja datele sensibile de business transmise prin intermediul email-urilor. De exemplu, informațiile despre clienți, informațiile financiare sau alte informații confidențiale.
• Autentificarea cu doi factori ar trebui să fie obligatorie pentru adresele de email ale companiei.
• Filtrele de spam și junk ajută la selectarea emailurilor nesolicitate și trimiterea lor într-un folder special. Astfel, vei avea o protecție sporită împotriva atașamentelor malware sau a link-urilor periculoase. Activează aceste filtre pentru adresele de email ale companiei tale.
• Folosirea unui firewall și a unui program antivirus poate ajuta la prevenirea accesului neautorizat la computerele companiei și poate bloca virusurile și malware-ul care ar putea fi transmise prin intermediul emailurilor.
• Angajații companiei ar trebui să fie educați cu privire la amenințările cibernetice și să fie instruiți să evite deschiderea emailurilor sau atașamentelor nesigure. Poți pune la punct toate sistemele de securitate în compania ta. Dacă un angajat dă click pe primul email de phishing care a reușit să treacă de aceste sisteme, totul a fost inutil. 
• Politicile interne de securitate ale parolelor contribuie la protejarea conturilor de email ale companiei prin cerințe cum ar fi utilizarea de parole complexe, schimbarea periodică a parolelor și limitarea accesului la conturile de email. Compania ta are o astfel de procedură internă?

Protejarea emailurilor business este esențială pentru securitatea companiei ca întreg. Un accident de securitate poate distruge credibilitatea unui companii profitabile. Noi, la maghost, acordăm clienților care ne aleg serviciile de găzduire tot suportul tehnic necesar și toată infrastructura pentru securizarea site-ului și adreselor de email.